Política de Uso de Recursos Tecnológicos

Esta Política de Recursos Tecnológicos da Passos Garcia Advocacia estabelece diretrizes para o uso de dispositivos, sistemas e infraestrutura tecnológica, garantindo a segurança da informação, a confidencialidade e a proteção dos dados tratados.

1. DO USO DOS RECURSOS TECNOLÓGICOS

1.1. Equipamentos e Computadores:

1.1.1. Todos os computadores utilizados pela Passos Garcia Advocacia são de uso exclusivo do escritório e não podem ser substituídos por equipamentos pessoais para atividades profissionais.

1.1.2. O uso dos computadores está restrito ao ambiente interno do escritório, sendo proibida sua retirada para qualquer outro local sem autorização expressa.

1.1.3. Os dispositivos são protegidos por senhas complexas e autenticação em dois fatores, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso.

1.1.4. O uso dos equipamentos é restrito às atividades jurídicas e administrativas da Passos Garcia Advocacia, sendo vedada qualquer utilização para fins pessoais ou alheios à prestação de serviços advocatícios.

1.2. Acesso aos Sistemas e E-mails Corporativos

1.2.1. Os profissionais da Passos Garcia Advocacia utilizam exclusivamente e-mails corporativos do domínio: passosgarcia.adv.br, para comunicações internas e externas.

1.2.2. Todas as comunicações oficiais devem ser realizadas por meio dos canais autorizados, sendo proibido o uso de e-mails pessoais ou aplicativos não homologados para tratar informações dos clientes.

1.2.3. O acesso aos sistemas jurídicos e administrativos da Passos Garcia Advocacia é controlado por credenciais individuais, sendo vedado o compartilhamento de senhas entre funcionários.

1.3. Restrição de Acesso Fora do Expediente

1.3.1. O acesso aos arquivos e sistemas da Passos Garcia Advocacia é restrito ao horário de expediente, garantindo que não haja manipulação indevida de informações fora do ambiente profissional.

1.3.2. Qualquer solicitação de acesso fora do expediente deve ser previamente autorizada mediante autorização expressa.

2. DO ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS E DADOS

2.1. Armazenamento Seguro de Documentos

2.1.1. Os arquivos jurídicos e administrativos da Passos Garcia Advocacia são armazenados de forma segura em ambiente de nuvem, com criptografia e autenticação em dois fatores para garantir a proteção das informações.

2.1.2. Os arquivos não são armazenados permanentemente nos computadores do escritório, sendo baixados apenas quando necessário para a execução dos serviços jurídicos.

2.1.3. Após um período de inatividade, o próprio sistema de armazenamento na nuvem torna os arquivos indisponíveis localmente, exigindo novo download quando necessário.

2.2. Arquivos Físicos e Controle de Documentação

2.2.1. A Passos Garcia Advocacia não mantém documentos de qualquer natureza sobre mesas, gavetas ou locais acessíveis a terceiros. Toda documentação física segue um controle rigoroso e é armazenada exclusivamente em um arquivo próprio, fechado com senha e acesso restrito.

2.2.2. As pastas de armazenamento físico não possuem organização por nome, a fim de manter o sigilo das informações. Em vez disso, cada pasta recebe uma numeração aleatória gerada pelo sistema interno.

2.2.3. A numeração das pastas só pode ser visualizada por usuários devidamente autorizados que possuem credenciais de acesso ao sistema protegido por senha. Além disso, cada acesso ao sistema é registrado, permitindo a auditoria e o controle de horários de uso.

2.2.4. Documentos físicos apenas são armazenados quando estritamente necessário, sendo digitalizados e incorporados ao sistema eletrônico do escritório sempre que possível.

2.2.5. A entrada e retirada de documentos físicos segue um protocolo interno da Passos Garcia Advocacia, sendo necessário registro para controle e rastreamento.

2.3. Sistema de Gestão Jurídico

2.3.1. A Passos Garcia Advocacia utiliza um sistema de gestão jurídico em nuvem para armazenar e gerenciar dados processuais e administrativos, garantindo a proteção das informações dos clientes.

2.3.2. O sistema foi escolhido por sua infraestrutura segura, com criptografia e autenticação reforçada, além de ser hospedado em servidores protegidos contra acessos não autorizados.

2.3.3. Todos os acessos ao sistema são registrados e monitorados para garantir a conformidade com a política de proteção de dados da Passos Garcia Advocacia.

3. DA POLÍTICA DE SENHAS E SEGURANÇA DIGITAL

3.1. Todos os acessos a sistemas internos da Passos Garcia Advocacia são protegidos por senhas robustas e autenticação em dois fatores.

3.2. As senhas são alteradas periodicamente para evitar acessos indevidos.

3.3. Apenas profissionais autorizados possuem permissão para resetar ou recuperar senhas de sistemas críticos, mediante autorização expressa.

4. DO REGIMENTO INTERNO E SIGILO DAS INFORMAÇÕES

4.1. A Passos Garcia Advocacia possui um Regimento Interno que estabelece os deveres, responsabilidades e restrições para todos os funcionários e colaboradores quanto à proteção de dados e sigilo profissional.

4.2. Nos parágrafos 6º, 7º e 8º do Capítulo 3 do Regimento Interno, estão detalhadas as obrigações sobre:

• Confidencialidade absoluta das informações do escritório e dos clientes.
• Proibição de manifestação pública sobre casos e dados da empresa.

5. DA POLÍTICA DE USO DO WHATSAPP BUSINESS

5.1. O contato com clientes ocorre exclusivamente por meio do WhatsApp Business oficial da Passos Garcia Advocacia, que possui selo de autenticação para evitar fraudes.

5.2. Todas as conversas são centralizadas em um único número de contato, garantindo o rastreamento e a segurança das comunicações.

5.3. O WhatsApp Web é utilizado para comunicação interna, mas apenas profissionais autorizados possuem acesso.

5.4. O WhatsApp Web não exibe o histórico completo de mensagens, mas apenas os registros recentes dos últimos dias. O acesso total ao histórico é restrito ao titular da linha, reforçando a privacidade e a segurança das comunicações.

6. DO MONITORAMENTO E CONTROLE DE SEGURANÇA

6.1. A gestão e monitoramento dos acessos aos sistemas e dispositivos da Passos Garcia Advocacia são de responsabilidade da administração, que realiza auditorias regulares para garantir a conformidade com esta política.

6.2. Incidentes de segurança devem ser reportados imediatamente ao setor responsável.

7. DOS CANAIS DE ATENDIMENTO

8.1. O atendimento da Passos Garcia Advocacia ocorre de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h, pelos seguintes canais:

8.1.1. Telefone Fixo: (31) 3681-1670

8.1.2. WhatsApp Oficial: (31) 9851-9881

8.1.3. E-mail: advocacia@passosgarcia.adv.br

8.1.4. Presencialmente no endereço: Rua Acarapé, n. 138 – Bairro Santa Clara – Vespasiano/MG ou nas filiais.

8.1.5. Ouvidora anônima.

8.2. Todas as comunicações oficiais serão feitas exclusivamente por esses canais.

7. ALTERAÇÕES NESTA POLÍTICA

7.1. A Passos Garcia Advocacia se reserva o direito de modificar esta Política de Recursos Tecnológicos e Armazenamento de Arquivos sempre que necessário, garantindo sua atualização conforme as melhores práticas de segurança e proteção de dados.

Política revisado em 20 de janeiro de 2025.

Para fins de transparência e rastreabilidade e anterioridade, a Passos Garcia Advocacia mantém um documento de confirmação da anterioridade dessa política, armazenado em seus arquivos internos, garantindo a autenticidade e a integridade das versões publicadas.

Elaborado e revisado por SUELLEN PASSOS GARCIA – OAB/MG 167.399.